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文档资料管理

产品概述

    数据文档管理系统用以实现高效、安全的文档管理。传统的文档管理信息量大,分类管理困难,查找缓慢,缺乏有效的传阅工具,并且文档版本管理混乱,安全缺乏保障,无法有效协作共享,特别是纸质文档的抗灾难性很差。针对以上文档管理困难的问题,基于知识管理的理念,开发出了一套用于企业文档管理、知识管理的软件系统。帮助企业进行文档的全生命周期管理,解决人工管理困难、查找效率低的问题。提供分类储存和权限控制,文档安全不泄漏。文档共享安全高效,员工获取文档方便及时。该系统对文档版本进行整合和统一管理,文档版本快速恢复不丢失。

    海量文档集中存储,加快知识文档的积累 人们可以将宝贵的时间用在分析、判断、解释信息和采取行动上,而非最基础的信息整理和查找上。通过B/S网络访问,共享文档更方便快捷通过浏览器进网络访问,无需任何安装,随时随地可迅速获得需要的信息文档。统一控制用户权限,保障机密文档的安全支持企业文档的上传、打开、下载、修改、删除、移动、复制等操作,各操作都需要响应的权限。缩短查找文档的时间,提高员工工作的效率强大的搜索、个性化的共享,随时随地可迅速获得需要的信息和知识降低纸质文档的依赖,节省文档管理的成本节约文档管理成本,降低纸质文档消耗,抗灾难性恢复强。提供签入/签出功能,保证文档操作唯一性。 当多人共同处理同一企业文档时,遵循先签出,再修改,最后签入的规则。签出后其他用户暂无法修改此文档,保证同一时间段只有一位用户对文档进行修改。灵活可控的版本管理,重复利用历史的文档支持多版本管理,对文档有访问权的用户编辑文档时,系统会自动保存历史版本,保证用户双击打开的始终是最新的版本。用户可以获取历史版本,可以修改当前版本,实现历史文档可追溯、可利用。

    文档类别设置

    将文件分类整理,有效避免信息凌乱。对各部门的各类文档资料进行业务类别设置,比如:项目招投标类、项目设计类、项目绿化类、项目销售宣传类等等。

    文档类型设置

    对允许在本系统中进行集中统一管理的各种文档资料文件类型进行统一设置,比如:word文档,excel文档,ppt文档等等。

    文档目录设置

    为文档设置各级目录,分目录保存文档。系统持无限层次的文件夹和子文件夹结构。

    业务参数设置

    设置文档级别和个人空间。为文档设置优先重要级别,方便用户择优处理。系统提供个人储存空间设置功能,依据实际使用情况合理分配储存空间。

    公共资源中心

    公共资源中心用以保存公共资源,无权限控制,方便共享。企业员工均可以上传和下载此类文档,针对文档文件可以进行下载、复制、移动、以及获取历史版本等操作。

    企业文档中心

    企业文档中心用于保存企业内部资源,具有权限控制,保证文档安全保密。员工均可以上传文档并设置共享权限,被赋予共享权限的员工才可对此文档进行操作。系统提供共享申请功能,方便向创建人提出共享申请。支持多版本管理,可以获取历史版本,修改当前版本,支持版本回滚功能,支持“签入/签出”功能。

    我的文档

    用于用户存放个人文档。通过“我的文档”,用户可以方便的创建文件夹、创建文件,轻松实现文档更新和历史版本找回。

    我共享的文档

    显示“企业文档中心”共享给其他用户的文件信息。可以新增共享。通过权限赋予和共享时间设置等,对共享文档进行管理。

    共享给我的文档

    显示“企业文档中心”其他用户共享给自己的文件信息。方便用户查阅下载文档,查看共享时间、共享原因和备注等。

    我的收藏夹

    用于文档收藏。收藏的文档会产生快捷方式在我的收藏夹模块。

    个人空间

    用户查看个人空间使用情况、空间使用率。

    信息中心

    集中对各种文档申请、文档消息进行管理和查询。

    我提出的申请

    当用户需要“企业文档中心”某资料的操作权限时,可以向创建者提出权限申请。

    待我处理的申请

    对权限申请的进行处理,并回复处理结果。

    我的文档消息

    系统所有的关于“我的文档”消息都会记录在消息中心。

    文档查询

    系统提供文档查询功能,对公共资源中心、企业文档中心和个人文档进行综合查询。提供按目录、部门、项目、名称、创建者等多种查找模式,方便快速,有效提高查找文档的效率。

    统计分析

    依据客户实际需求,定制个性统计报表。

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